Post Detail

Mailarchivierung: Gesetzeskonform und sicher – Was Unternehmen beachten müssen

Die Archivierung von E-Mails ist für Unternehmen längst nicht mehr nur eine organisatorische Maßnahme, sondern eine rechtliche Notwendigkeit. Gerade in Deutschland und der EU müssen Unternehmen gesetzliche Vorschriften für die Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails beachten, insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Doch was genau bedeutet Mailarchivierung, welche Vorteile bringt sie in Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und wie können wir Sie hierbei unterstützen?

Was ist Mailarchivierung und warum ist sie für Unternehmen notwendig?

Mailarchivierung beschreibt den Prozess der dauerhaften und unveränderbaren Speicherung von E-Mails. Sie geht über einfache Backups hinaus, da eine revisionssichere Speicherung gesetzlich vorgeschrieben ist und vor Manipulation und Verlust schützt. In vielen Branchen sind Unternehmen verpflichtet, ihre E-Mail-Kommunikation über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren, um den GoBD-Anforderungen gerecht zu werden. Dies betrifft insbesondere E-Mails, die Informationen zu Geschäftsprozessen, steuerlich relevanten Vorgängen oder vertraglichen Absprachen enthalten.

Die GoBD und ihre Bedeutung für die Mailarchivierung

Die GoBD geben klare Vorgaben zur Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Daten, einschließlich E-Mails. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Daten unveränderbar, jederzeit zugänglich und maschinell auswertbar sind. Die GoBD-konforme Archivierung umfasst daher:

• Unveränderbarkeit der E-Mails: E-Mails dürfen nach der Archivierung nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
• Zugriff und Auffindbarkeit: Die archivierten E-Mails müssen bei Bedarf schnell auffindbar und lesbar sein.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Die E-Mails sollten in einem Format gespeichert werden, das eine maschinelle Auswertung ermöglicht.

Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann schwerwiegende rechtliche Folgen für Unternehmen haben, einschließlich Bußgeldern und steuerlicher Nachteile. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen frühzeitig eine Lösung zur GoBD-konformen Archivierung implementieren.

Die Vorteile einer professionellen Mailarchivierungslösung

Neben der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen bietet eine professionelle Mailarchivierungslösung weitere praktische Vorteile:

1. Rechtliche Absicherung: Durch die revisionssichere Speicherung von E-Mails erfüllen Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben und schützen sich vor rechtlichen Problemen.
2. Schutz vor Datenverlust: Eine zuverlässige Archivierung verhindert den Verlust geschäftsrelevanter E-Mails durch versehentliches Löschen oder technische Probleme.
3. Effiziente Suche und Auffindbarkeit: Moderne Archivierungssysteme ermöglichen eine schnelle und gezielte Suche nach bestimmten E-Mails, Absendern oder Zeiträumen, was bei Betriebsprüfungen oder internen Audits sehr hilfreich ist.
4. Speicherplatz und Serverentlastung: Eine Archivierungslösung entlastet den E-Mail-Server, da ältere Nachrichten sicher im Archiv abgelegt werden und vom Server entfernt werden können. Dies verbessert die Serverleistung und optimiert die Ressourcennutzung.
5. Datensicherheit und Datenschutz: Die sichere Aufbewahrung und Verschlüsselung archivierter E-Mails schützt sensible Informationen und hilft, Datenschutzanforderungen zu erfüllen.
   

Herausforderungen bei der Mailarchivierung und wie wir Sie unterstützen können

Die Implementierung einer GoBD-konformen Mailarchivierung ist oft komplex und erfordert spezialisiertes IT-Know-how sowie ein tiefes Verständnis der rechtlichen Anforderungen. Als Experten für Mailarchivierung unterstützen wir Unternehmen dabei, eine passende Archivierungslösung zu finden und sicher in die IT-Infrastruktur zu integrieren. Unsere Leistungen umfassen:

• Bedarfsanalyse und Beratung: Wir analysieren die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und beraten Sie bei der Auswahl einer geeigneten Lösung, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
• Einhaltung der GoBD-Richtlinien: Wir sorgen dafür, dass Ihre Mailarchivierung den GoBD-Anforderungen entspricht, und setzen die rechtlichen Vorgaben fachgerecht um.
• Technische Implementierung und Integration: Wir übernehmen die technische Implementierung und nahtlose Integration der Archivierungslösung in Ihre bestehenden Systeme.
• Schulung und Support: Damit Ihre Mitarbeiter die Archivierung optimal nutzen können, bieten wir Schulungen an und stehen Ihnen bei Fragen und technischen Problemen zur Seite.
• Regelmäßige Wartung und Updates: Wir kümmern uns um die Wartung und stellen sicher, dass die Archivierungslösung stets den neuesten Sicherheitsstandards entspricht.
  

Fazit: Gesetzeskonforme Mailarchivierung als Pflicht und Schutzmaßnahme

Eine professionelle Mailarchivierung ist für Unternehmen unerlässlich, um die GoBD-Vorgaben zu erfüllen und die rechtliche Konformität zu gewährleisten. Mit unserer Unterstützung können Sie sicher sein, dass Ihre Mailarchivierung allen Anforderungen entspricht und gleichzeitig eine zuverlässige, effiziente Lösung für die Speicherung und den Schutz Ihrer Geschäftskommunikation darstellt.

Wenn Sie mehr über Mailarchivierung erfahren oder eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen suchen, sprechen Sie uns gerne an. Wir helfen Ihnen dabei, eine sichere und rechtskonforme Archivierungslösung zu implementieren.