E-Rechnung: Was kleine Betriebe bis 2028 umstellen müssen
Seit 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen von anderen Firmen empfangen können. Verschicken müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, alle anderen ab 2028. Ein normales PDF zählt dann nicht mehr als E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Die Daten stecken in einer XML-Datei, die eine Buchhaltungssoftware ohne Abtippen einlesen kann. In Deutschland sind vor allem zwei Formate üblich:
- XRechnung: reine XML-Datei, ohne Ansicht für Menschen. Kommt aus dem Behördenbereich.
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen eine normale Rechnung, die Software liest die Daten.
Wichtig: Ein PDF, das ihr per E-Mail verschickt, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Auch ein eingescanntes Papier nicht.
Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Wer | Was |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | alle Betriebe | E-Rechnungen von anderen Firmen empfangen und verarbeiten können |
| 1. Januar 2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | E-Rechnungen an andere Firmen verschicken |
| 1. Januar 2028 | alle übrigen Betriebe | E-Rechnungen an andere Firmen verschicken |
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Rechnungen an Privatkunden dürft ihr weiter als PDF oder auf Papier schicken. Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Kleinunternehmer müssen nach aktuellem Stand E-Rechnungen empfangen, aber keine verschicken. Lasst euch Sonderfälle von eurem Steuerberater bestätigen.
Empfangen: Was ihr heute schon braucht
Viele Betriebe bekommen bereits E-Rechnungen, etwa vom Großhändler oder Energieversorger. Damit das sauber läuft:
- Eine feste Adresse für Rechnungen, zum Beispiel rechnung@eure-firma.de. Dann landet nichts in persönlichen Postfächern.
- Eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD anzeigen kann. Viele Buchhaltungs- und Handwerkerprogramme können das inzwischen, oft per Update.
- Revisionssichere Ablage. Die XML-Datei ist das Original und muss unverändert aufbewahrt werden, nicht nur ein Ausdruck.
Verschicken: So bereitet ihr euch vor
Bis 2027 bzw. 2028 ist noch etwas Zeit. Wer früh umstellt, hat weniger Stress:
- Rechnungsprogramm prüfen: Kann es XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Wenn nicht: Gibt es ein Update oder braucht ihr ein anderes Programm?
- Stammdaten aufräumen: Für E-Rechnungen müssen Kundendaten, Steuernummern und Leistungsbeschreibungen vollständig sein.
- Großkunden fragen: Manche Firmen wollen E-Rechnungen schon vor der Pflicht. Das ist ein guter Anlass, es auszuprobieren.
Die Chance dabei: weniger Abtippen
Die E-Rechnung ist nicht nur Pflicht. Weil die Daten maschinenlesbar sind, lässt sich der Eingang automatisieren: Rechnung kommt per E-Mail, wird erkannt, geprüft und an die Buchhaltung oder den Steuerberater weitergegeben. Niemand muss mehr Beträge abtippen. Genau solche Abläufe richten wir bei unserer Automatisierung ein.
Wir übernehmen das für Betriebe in Emmendingen, Freiburg und im Breisgau. Kostenloses Erstgespräch anfragen oder anrufen: +49 7641 9671730.