KI im Handwerk und im Büro: sinnvoll einsetzen, Daten schützen

Wofür sich KI im kleinen Betrieb lohnt

Die meisten Betriebe brauchen keine eigene KI-Strategie, sondern Hilfe bei der Arbeit, die jede Woche Zeit frisst. Bewährt haben sich:

• Texte entwerfen: Angebotstexte, Antworten auf Anfragen, Stellenanzeigen, Beiträge für Website und Social Media. Die KI liefert den Entwurf, ihr prüft und passt an.
• E-Mails und Dokumente vorsortieren: Eingehende Rechnungen, Lieferscheine und Anfragen werden erkannt und landen automatisch an der richtigen Stelle.
• Telefon entlasten: Ein Sprachassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand frei ist, notiert Rückrufwünsche oder erkennt Notfälle.
• Zusammenfassen: lange E-Mail-Verläufe, Besprechungen oder Ausschreibungen in fünf Sätzen.
• Wissen finden: Fragen zu Handbüchern, Vorlagen und internen Abläufen beantworten lassen, statt lange zu suchen.

Wo KI (noch) nicht hilft

KI-Systeme formulieren überzeugend, liegen aber manchmal sachlich falsch. Fachleute nennen das „Halluzinieren“. Für Preise, Maße, rechtliche Aussagen oder Rechnungsbeträge gilt deshalb: immer prüfen, nie blind übernehmen. Auch für Entscheidungen über Menschen, etwa bei Bewerbungen, solltet ihr KI höchstens als Hilfe und nicht als Entscheider einsetzen.

Datenschutz: die drei wichtigsten Regeln

1. Keine Kundendaten in kostenlose Privat-Chatbots. Namen, Adressen, Gesundheits- oder Finanzdaten gehören nur in Dienste, mit denen ihr einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) habt.
2. Business-Versionen nutzen. Bei Geschäftsangeboten wie Microsoft 365 Copilot werden eure Eingaben nach Angaben der Anbieter nicht zum Training der Modelle verwendet. Prüft das trotzdem in den Vertragsunterlagen.
3. Wo liegen die Daten? Bevorzugt Dienste mit Rechenzentren in der EU oder Lösungen, die bei euch im Betrieb laufen.

Wenn ein KI-Telefonassistent Anrufe annimmt, muss er sich als KI zu erkennen geben. Anrufer sollen wissen, dass sie nicht mit einem Menschen sprechen.

EU AI Act: Was kleine Betriebe wissen sollten

Die europäische KI-Verordnung verlangt von Betrieben, die KI einsetzen, dass ihre Mitarbeiter ausreichend damit umgehen können. Das nennt sich KI-Kompetenz. Ein Zertifikat ist dafür nicht vorgeschrieben. Sinnvoll ist eine kurze, praxisnahe Einweisung: Welche Tools dürfen genutzt werden, welche Daten nicht hinein, und wie prüft man Ergebnisse? Haltet fest, wer wann geschult wurde. Die Einzelheiten der Verordnung werden gerade noch angepasst. Lasst euch bei Unsicherheit rechtlich beraten.

So fangt ihr an

1. Eine Aufgabe auswählen, die jede Woche nervt und klar abgegrenzt ist.
2. Klein testen, mit Beispieldaten statt echter Kundendaten.
3. Regeln aufschreiben: eine Seite reicht, mit erlaubten Tools, verbotenen Daten und der Pflicht zur Kontrolle.
4. Erst dann ausbauen, wenn der erste Ablauf zuverlässig läuft.

Wir helfen bei Auswahl, Einrichtung und Schulung, passend zu Microsoft 365 und eurer Telefonanlage. Mehr unter Automatisierung & KI und im Artikel zu Microsoft Copilot.