Microsoft Copilot im kleinen Betrieb: lohnt sich das?

Von Marco Eble · 5 Min. Lesezeit · aktualisiert am

Microsoft 365 Copilot ist ein KI-Assistent direkt in Outlook, Word, Excel und Teams. Er lohnt sich vor allem für Mitarbeiter mit viel Schreib- und Abstimmungsarbeit. Vor der Einführung müssen die Berechtigungen stimmen, denn Copilot findet alles, was ein Nutzer sehen darf.

Copilot ist nicht gleich Copilot

Microsoft verwendet den Namen für mehrere Angebote. Für Betriebe sind zwei wichtig:

  • Copilot Chat: ein KI-Chat für Geschäftskonten, der mit eurem Microsoft-Konto genutzt werden kann. Gut für Texte, Ideen und Recherche, arbeitet aber nicht automatisch mit euren Firmendaten.
  • Microsoft 365 Copilot: eine kostenpflichtige Zusatzlizenz pro Nutzer. Sie arbeitet direkt in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams und greift auf eure E-Mails, Dateien und Besprechungen zu.

Leistungsumfang und Preise ändert Microsoft regelmäßig. Den aktuellen Stand prüfen wir vor jeder Empfehlung.

Was Microsoft 365 Copilot im Alltag kann

  • Outlook: lange Mailverläufe zusammenfassen und Antworten entwerfen.
  • Teams: Besprechungen mitschreiben, Aufgaben herausziehen, verpasste Punkte nachlesen.
  • Word: Angebote, Konzepte oder Anleitungen aus vorhandenen Dokumenten entwerfen.
  • Excel: Auswertungen in normaler Sprache erfragen, etwa „Welche Kunden haben dieses Jahr am meisten bestellt?“

Für wen lohnt sich die Lizenz?

Nicht jeder im Betrieb braucht Copilot. Sinnvoll ist er für Menschen, die viel schreiben, abstimmen und organisieren, etwa Inhaber, Büro und Projektleitung. Für Mitarbeiter, die vor allem draußen oder in der Werkstatt arbeiten, reicht meist Copilot Chat oder gar nichts. Unser Rat: mit ein, zwei Lizenzen für einige Wochen testen und dann entscheiden.

Die wichtigste Vorbereitung: Berechtigungen aufräumen

Copilot zeigt einem Nutzer alles, was dieser Nutzer sehen darf. Das klingt harmlos, ist aber in vielen Betrieben ein Problem: Über Jahre wurden Ordner „für alle“ freigegeben, Links ohne Ablaufdatum verschickt und Teams-Kanäle zu großzügig angelegt. Was vorher niemand gefunden hat, findet Copilot in Sekunden, zum Beispiel die Lohnliste im falsch freigegebenen Ordner.

Vor der Einführung deshalb prüfen: Wer hat Zugriff auf Personal-, Lohn- und Finanzordner? Gibt es Freigaben für „Jeder“ oder anonyme Links? Gehören alle Teams-Mitglieder noch dazu?

Datenschutz

Microsoft 365 Copilot verarbeitet eure Daten innerhalb von Microsoft 365. Nach Angaben von Microsoft werden sie nicht zum Training der Modelle verwendet. Ihr solltet trotzdem den Datenverarbeitungsvertrag mit Microsoft kennen, das Team kurz schulen und festlegen, wofür Copilot genutzt wird. Mehr dazu im Artikel KI im Handwerk und im Büro.

Wir prüfen eure Freigaben, richten Copilot ein und schulen das Team. Mehr unter Cloud & Microsoft 365 und Automatisierung & KI.

Ihr wollt das nicht selbst machen?
Wir übernehmen das für Betriebe in Emmendingen, Freiburg und im Breisgau. Kostenloses Erstgespräch anfragen oder anrufen: +49 7641 9671730.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot?
Copilot Chat ist ein KI-Chat für Geschäftskonten ohne direkten Zugriff auf eure Firmendaten. Microsoft 365 Copilot ist eine Zusatzlizenz, die in Outlook, Word, Excel und Teams mit euren E-Mails und Dateien arbeitet.
Braucht jeder Mitarbeiter eine Copilot-Lizenz?
Nein. Sinnvoll ist sie für Mitarbeiter mit viel Schreib- und Abstimmungsarbeit. Am besten mit wenigen Lizenzen testen.
Kann Copilot vertrauliche Dateien anzeigen?
Copilot zeigt nur, worauf der jeweilige Nutzer Zugriff hat. Sind Ordner zu großzügig freigegeben, findet er aber auch diese. Deshalb vorher die Berechtigungen prüfen.

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