Phishing-Mails erkennen: 7 Warnzeichen für dein Team

Warum gerade kleine Betriebe?

Angreifer setzen auf Masse und auf Gewohnheit. In kleinen Betrieben gibt es selten eine IT-Abteilung, die verdächtige Mails abfängt, und viele Aufgaben laufen nebenbei. Eine gut gemachte Phishing-Mail sieht heute aus wie eine echte Rechnung, eine Paketbenachrichtigung oder eine Nachricht vom Chef.

Die 7 Warnzeichen

1. Zeitdruck: „Konto wird heute gesperrt“, „Zahlung bis 12 Uhr“. Druck soll verhindern, dass du nachdenkst.
2. Absender passt nicht: Der Name stimmt, die Adresse dahinter nicht. Zum Beispiel „Sparkasse“ von einer Gmail-Adresse oder eine Domain mit vertauschten Buchstaben.
3. Neue Bankverbindung: Ein bekannter Lieferant meldet plötzlich ein neues Konto. Das ist eine der teuersten Maschen überhaupt.
4. Unerwarteter Anhang: Rechnung, Mahnung oder Lieferschein, mit dem du nicht gerechnet hast, besonders als ZIP, Office-Datei mit Makros oder HTML-Datei.
5. Link führt woanders hin: Fahre mit der Maus über den Link, ohne zu klicken. Die angezeigte Adresse verrät oft das Ziel.
6. Anmeldeseite nach Klick: Nach dem Link sollst du dich bei Microsoft 365, der Bank oder DHL anmelden. Echte Dienste fragen selten so nach dem Passwort.
7. Ungewöhnliche Bitte vom Chef: „Bist du gerade da? Ich brauche schnell Gutscheinkarten“ oder eine dringende Überweisung, über die niemand reden soll.

Die wichtigste Regel: Rückruf über eine bekannte Nummer

Wenn es um Geld, Passwörter oder Bankdaten geht, ruf den Absender an. Aber nicht unter der Nummer aus der E-Mail, sondern unter der, die ihr schon kennt. Das dauert zwei Minuten und verhindert fast jeden Betrug mit gefälschten Rechnungen.

Schon geklickt? So reagierst du richtig

• Passwort eingegeben: Sofort von einem anderen Gerät aus ändern und uns bzw. eurem IT-Dienstleister Bescheid geben.
• Anhang geöffnet: Gerät vom Netzwerk trennen (WLAN aus, Kabel ziehen) und anrufen. Nicht ausschalten, damit sich die Spuren noch prüfen lassen.
• Geld überwiesen: Sofort die Bank anrufen. Je schneller, desto eher lässt sich eine Überweisung zurückholen. Danach Anzeige bei der Polizei.

Wer einen Fehler meldet, hilft dem Betrieb. Sorg dafür, dass sich im Team niemand schämt, einen Klick zuzugeben. Schweigen macht den Schaden größer.

Was technisch zusätzlich schützt

Schulung ist die halbe Miete. Die andere Hälfte ist Technik: ein guter Spam- und Phishing-Filter, Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Konten und richtig gesetzte Absender-Einträge (SPF, DKIM, DMARC), damit niemand in eurem Namen Mails verschickt. Das richten wir im Rahmen der IT-Sicherheit ein.